Guide till offentlig upphandling: för anbudsgivare och upphandlare

Få en översikt över hur du som upphandlare planerar och genomför en offentlig upphandling samt hur du som leverantör hittar och lämnar anbud.

Detta är första delen där du kan läsa mer om hur du planerar en offentlig upphandling.

1. Planera din offentliga upphandling

En genomtänkt planering är avgörande för en lyckad upphandling. Se till att avsätta tillräckliga resurser och tid för att identifiera de personer som ska vara involverade och fastställa en tydlig tidsplan för processen.

Innan upphandlingen börjar är det viktigt att identifiera vilka kompetenser som behövs. Arbetsgruppen kan exempelvis bestå av:

  • Beställare
  • Upphandlare
  • Jurister
  • Miljösamordnare
  • Säkerhetsamordnare
  • Ekonomer

Tidigt samarbete mellan relevanta aktörer minskar risken för misstag och korruption. Se till att:

  • Involvera rätt kompetenser tidigt
  • Förankra roller, ansvar och tidsplan
  • Hantera jäv och korruptionsrisker
  • Informera om sekretesskrav

En tydlig plan underlättar hela processen. Planen bör inkludera:

  • Arbetsgruppens möten
  • Kartläggning och analys
  • Projektets start och slut
  • Viktiga beslutspunkter
  • Upphandlingsprocessens steg
  • Avtalets start och uppföljning

Planen bör justeras löpande för att anpassas efter nya insikter.

Att samverka med andra kan ge fördelar, såsom:

  • Erfarenhetsutbyte
  • Ekonomiska besparingar
  • Samordning av resurser

Samarbetet kan ske genom tillfälliga upphandlingar, långsiktiga avtal eller genom inköpscentraler.

2. Kartlägg och analysera

En genomtänkt planering är avgörande för en lyckad upphandling. Se till att avsätta tillräckliga resurser och tid för att identifiera de personer som ska vara involverade och fastställa en tydlig tidsplan för processen.

En noggrann behovsanalys säkerställer att upphandlingen motsvarar organisationens behov. Tänk på att:

  • Undersöka nuvarande lösningar
  • Identifiera slutanvändarnas behov
  • Fastställa mÃ¥l och syfte
  • Beräkna upphandlingens värde och totala kostnader

Behovsanalysen kan göras genom intervjuer, fokusgrupper eller workshops.

Marknadsanalysen ger insikter om utbud och leverantörer. Viktiga frågor att ställa till leverantörer:

  • Hur kan ni tillgodose vÃ¥ra behov?
  • Har liknande upphandlingar gjorts tidigare?
  • Vilka faktorer pÃ¥verkar kostnaden?
  • Vilka risker ser ni med upplägget?

Alla leverantörer måste behandlas lika för att undvika konkurrensfördelar.

Identifiera och bedöm risker för att förebygga problem under upphandlingen. Exempel på riskfaktorer:

  • Ekonomiska risker (oförutsedda kostnader)
  • Marknadsrisker (brist pÃ¥ leverantörer, korruption)
  • Miljö- och klimatrelaterade risker
  • PÃ¥verkan pÃ¥ samhällsviktig verksamhet

Valet av förfarande beror på:

  • Upphandlingens värde
  • Typ av tjänst eller produkt
  • Om förhandling är tillÃ¥ten

Olika förfaranden kan kräva olika tidsplaner, så se till att justera processen efter det valda upplägget.

Kontakt

Fortfarande osäker? Tveka inte att kontakta våra experter!